ISTILAH DALAM ORGANISASI
Secara garis besar kepanitiaan dibagi menjadi 2 yaitu Steering Commite dan Organizing Commite
1. Steering Commite/SC (Panitia Pengarah)
Ini adalah bagian atau unit dalam kepanitiaan yang bertanggung jawab dan mengendalikan proses dari awal sampai akhir kegiatan (Ret-ret; Rekoleksi; Kaderisasi; Temu Moderator; dll). Maka yang ditunjuk sebagai Ketua SC adalah orang sudah ahli di bidangnya, semisal kegiatan kaderisasi maka yang menjadi Ketua SC adalah Imam atau awam yang sudah paham metode kaderisasi bahkan bisa dikatakan yang sudah master di bidang ini, yang pasti bukan orang yang setingkat dengan Organizing Commite atau kebiasaan asal tunjuk karena pemilihan Ketua SC sangat berpengaruh pada kualitas kegiatan.
Jumlah Steering Commite memang tidak memiliki patokan tapi yang penting dalam komposisi SC adalah terpenuhinya komponen Gereja dalam hal ini adalah Imam yang menjamin terpenuhinya kebutuhan secara imani seperti ekaristi, profesional di bidangan semisal teologi, kaderisasi atau psikolog tergantung pada topik yang ingin diangkat. Komponen ini perlu dipenuhi agar terlaksananya
Tugas-tugas Steering Commite:
1. Menentukan tujuan, sasaran, kemasan kegiatan secara jelas.
2. Menentukan kreteria narasumber atau pemateri yang sesuai dengan tujuan kegiatan.
3. Memimpin dan mengarahkan teknis kerja di lapangan.
4. Membuat evaluasi khusus yang ditujukan pada perbaikan kinerja OC.
2. Organizing Commite/OC (Panitia Pelaksana)
Jika SC adalah perancang kegiatan maka SC adalah yang bertanggung jawab secara teknis di lapangan atas seluruh persiapan, pelaksanaan sampai evaluasi. Ketua OC sebagai pemimpin kepanitiaan harus menjamin dan memiliki kontrol penuh terhadap semua devisi/sie agar berjalan sesuai tugas masing-masing.
Devisi dalam Organizing Commite/OC adalah:
1. Ketua Pelaksana (KetuaOC)
Job Descreption: Kontrol anggota Organizing Commite/OC agar berjalan sesuai tugas masing-masing.
2. Sekretaris
Job Descreption: Notulensi pra kegiatan, surat menyurat internal OC maupun eksternal, proposal, LPJ dengan koordinasi bendahara.
3. Bendahara
Job Descreption: Membuat RAB (Rincian Anggaran Belanja) kegiatan, membuat list donatur/sumber dana potensial, mengatur keuangan kegiatan, LPJ dengan koordinasi sekretaris.
4. Acara
Job Descreption: Menentukan rapat rutin pra kegiatan, menyusun susunan acara dengan efisien, devisi acara hanya menyusun bukan membuat susunan acara karena untuk menentukan isi acara adalah koordinasi seluruh SC dan OC, time keeper atau penagatur waktu saat acara berlangsung agar berjalan sesuai jadwal, menjaga ketertiban selama acara berlangsung.
5 Dana Usaha
Job Descreption: Menentukan target donatur atau sumber dana dengan OC yang mengntar proposal, berfikir kreatif menemukan usaha bersama untuk menemukan sumber dana secara mandiri.
6. Peralatan, Perlengkapan dan Transportasi (P2T)
Job Descreption: Menentukan P2T yang diperlukan, menyiapkan P2T.
7. Konsumsi
Job Descreption: Mempersiapkan konsumsi dan snack untuk peserta, OC, SC, allumni, tamu dan lainnya; mengatur waktu mempersiapkan konsumsi agar tidak buang waktu.
8. Publikasi, Dekorasi dan Dokumentasi
Job Descreption:
Sebagai humas kegiatan; menyebar undangan dan surat menyurat; mempublikasikan kegiatan pada calon peserta, pendukung acara, instansi terkait; dekorasi ruang kegiatan; dokumentasi acara dalam bentuk foto atau film.
9. P3K
Job Descreption: Menyiapkan kebutuhan darurat saat terjadi hal yang tidak diinginkan seperti SC, OC, atau peserta yang sakit.
10. Lain-lain sesuai kebutuhan kegiatan.
Nah, ini sedikit penjelasan seputar kepanitiaan semoga sobat muda jadi tambah mengerti dan bisa membantu dalam persiapan kegiatan sobat muda.
By.
Najm "170317"
Tags : Tulisan
NILTA NAJM RAHMAN
MEDIA SMAS PLUS MIFTAHUL ULUM
Ditunggu ide-idenya pada kolom komentar sebagai ikhtiar bersama meningkatkan kualitas pendidikan
- NILTA NAJM RAHMAN
- Jl. Pesantren No. 11 Tarate Pandian Sumenep
- smaplusmu@gmail.com
- 085233233188
Posting Komentar